POAC merupakan sebuah prinsip manajemen organisasi yang pertama kali diperkenalkan oleh George R. Kelly, yang terdiri dari Planning, Organizing, Actuating, dan Controlling. Lalu apa kaitan prinsip manajemen organisasi dengan manajemen bisnis? Masih banyak yang belum memahami bahwa dibalik kesuksesan sebuah bisnis, adalah sebuah organisasi yang baik. Sebuah bisnis sendiri tidak akan pernah ada atau berjalan tanpa adanya organisasi. Jadi, sebelum kita lompat ke manajemen bisnis, akan sangat membantu kalo kita sudah memiliki manajemen organisasi yang sempurna.
Planning merupakan sebuah proses menyusun suatu kerangka kerja yang objektif guna untuk mengejar tujuan yang ingin dicapai perusahaan. Dalam membuat sebuah perencanaan yang perlu dibahas adalah tujuan / goal perusahaan dan upaya yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut. Membuat keputusan juga merupakan bagian dalam proses planning. Keputusan yang diambil harus memperhatikan masa depan dan setiap keputusan yang dibuat harus berhubungan dengan tujuan yang ingin dikejar atau mendukung dalam mencapai tujuan. Proses planning penting karena berperan dalam menggerakkan seluruh fungsi manajemen dalam sebuah bisnis. Dengan memiliki sebuah rencana, setiap individu atau divisi atau organisasi jadi memiliki arah yang jelas, dan bisa membantu mengeliminasi hal-hal yang tidak penting atau kurang membantu dalam mencapai tujuan bisnis.
Ada beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan dalam membuat sebuah perencanaan, yaitu SMART:
Specific; perencanaan harus jelas maksud dan tujuannya, juga resource yang diperlukan.
Measurable; rencana harus bisa diukur kesuksesannya.
Achievable; rencana yang dibuat harus masuk diakal, bukan merupakan sebuah angan-angan, dan dapat dicapai.
Realistic; dalam membuat rencana, kita perlu berpikiran realis. Sama dengan poin sebelumnya, rencana yang dibuat harus sesuai dengan keadaan bisnis.
Time; setiap membuat rencana, pastinya kita harus menentukan batas waktu kapan rencana tersebut harus dimulai dan diselesaikan. Hal ini penting karena sebuah rencana akan selalu menjadi rencana jika tidak dijalankan, dan berguna untuk mengevaluasi cara kerja atau hasil dari rencana tersebut.
2. Organizing
Setelah merencanakan semua hal yang dibutuhkan, selanjutnya adalah proses mengatur tim atau divisi, mengatur jadwal kerja, juga mengelompokkan tiap individu sesuai kemampuannya. Organizing akan menuntut suatu bisnis untuk memanfaatkan segala sumber daya yang dimiliki, khususnya sumber daya manusia, dalam upaya mengubah rencana ke dalam bentuk aksi yang nyata. Proses ini menghasilkan pembagian tugas atau tim dengan tugas spesifik.
Hasil dari perencanaan yang telah dibuat perlu diteruskan ke grup yang lebih besar, dimulai dari divisi yang ada di perusahaan. Tiap divisi akan memiliki tugas masing-masing untuk mengimplementasikan konsep dasar bisnis, termasuk segala keperluannya. Dengan distribusi konsep yang tepat, tiap divisi dalam struktur bisnis diharapkan dapat menjalankan rencana sesuai prosedur dan secara sistematis. Banyaknya individu di tiap divisi harus berdasarkan kebutuhan. Kurangnya personil untuk tiap divisi bisa menyebabkan masalah, tapi hal yang sama juga bisa terjadi jika terlalu banyak personil yang terlibat.
Di tiap divisi pastinya ada satu penanggungjawab terhadap tugas, otoritas, dan jobdesc yang berbeda. Makin tinggi posisi yang dipegang, makin besar tanggung jawab, tugas, dan otoritas yang dimiliki. Prinsip dasar pengelolaan ini akan menjaga bisnis tetap berjalan sesuai alur yang direncanakan di awal dengan membagi tugas ke tiap divisi sesuai dengan keahliannya. Peran pimpinan juga jadi lebih krusial karena harus mampu memastikan tim bekerja secara efektif dan memastikan rencana yang sudah ada berjalan mulus
3. Actuating
Mengimplementasi rencana ke dalam bentuk aksi menjadi langkah penting untuk mencapai sukses dalam bisnis. Dalam hal ini, tiap divisi diharapkan untuk mulai bisa mengerjakan tugasnya sesuai deskripsi pekerjaan masing-masing dengan mengaktualisasi ide dasar / rencana bisnis yang sudah diberikan. Dengan rencana matang dan proses aktualisasi yang sesuai dengan prosedur yang sudah ditetapkan, sistem manajemen bisa berjalan dengan halus. Tapi untuk mewujudkan hal ini, diperlukan kerja keras, kerja cerdas, dan kerja sama. Semua divisi harus seirama dalam mengeksekusi rencana.
Dalam kata yang lain, aktualiasi merupakan bagian dari misi. Sedangkan rencana yang dibuat menjadi bagian dari visi. Mengaktualisasi rencana kerja harus sesuai program kerja yang sudah disiapkan sebelumnya. Tentu saja dalam praktiknya pasti akan ada yang berubah sesuai situasi yang berlangsung. Tiap divisi dan individu yang tergabung pada suatu bisnis harus bekerja sesuai dengan tugas yang dibebankan, termasuk fungsi dan peran yang diemban. Keahlian dan kompetensi dari tiap individu akan sangat krusial dalam proses aktualisasi ide.
Aktualisi merupakan proses implementasi rencana. Tanpa ada satu aksi yang nyata, rencana hanya akan menjadi sekedar imajinasi belaka, atau mimpi yang tak pernah menjadi nyata.
4. Controlling
Controlling merupakan aksi yang dilakukan untuk memastikan alur kerja bisnis berjalan sesuai rencana. Bahkan tiga poin di atas (planning, organizing, dan actuating) tidak akan berjalan sempurna tanpa ada kontrol yang layak. Dalam hal ini, mengontrol bisa dimaknai sebagai aktivitas menjaga bisnis supaya tetap eksis. Mengontrol semua proses aktualisasi termasuk aspek penting dalam manajemen yang ideal. Tujuan utama controlling adalah untuk menjaga semua proses berjalan sesuai apa yang direncanakan.
Kontrol yang dimaksud merupakan tugas utama dari pemimpin atau koordinator tiap divisi. Kontrol umumnya mencakup semua aspek, termasuk aktivitas bisnis yang sedang berjalan, kenyamanan semua individu yang terlibat, waktu yang diperlukan tiap divisi, juga lainnya. Tujuan dari kontrol yaitu memastikan bahwa semua aktivitas yang dilakukan dalam bisnis sesuai dengan kerangka kerja yang dibuat berdasarkan konsep dasar. Jika suatu saat muncul masalah di luar rencana, pemimpin harus mampu memberi solusi, tentunya masih mengacu dengan rencana kerja. Hasil akhirnya adalah, semua aktivitas yang dikerjakan akan memberi hasil maksimal.
Pada proses kontrol ini, peran pemimpin sangat penting, terlebih saat dituntut mengambil keputusan yang cepat dan tepat. Manfaat penting lainnya dari controlling adalah kemampuan melihat potensi penyimpangan yang terjadi selama bisnis berjalan, baik dalam proses perencanaan, implementasi, dan organisasi. Semakin cepat sebuah penyimpangan / masalah dikoreksi, diantisipasi dan disesuaikan, maka hasil akan menjadi lebih maksimal dan efisien.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar